CR de la réunion du CA des 8 et 9 mars 2025

Présents (6) :
 Erik AMZALLAG
 Emmanuel BONNARD
 Nicolas CHARNAY
 Sébastien HAMON
 Stéphane PARADOT
 Nicolas WEEGER

Excusés (1) :
 Didier MALON

Absent (1) :
 François DISDIER

Ordre du jour pour le week-end :

 Communications sur nos expositions / animations
 Nouvelles règles d’accession au Bulk
 Préparation de l’Assemblée Générale
 Avenir des Comités Régionaux en perdition
 Récompenses des adhérents ayant participés aux constructions de fleurs pour la maison du Danemark.
 Mise à jour de l’application de gestion des boîtes.

Avant le début de la réunion, un point est fait sur différentes demandes d’adhérents :

 Validation de la participation de FreeLUG à la Japan Touch de Lyon les 17 et 18 mai 2025
 Validation de la participation de FreeLUG à la médiathèque de Saint Doulchard (18) octobre / novembre 2025
 Validation de la participation de FreeLUG à un atelier mosaïque à Jouarre (77) du 10 au 14 décembre 2025
 Le CA refuse 2 demandes de participation car les demandes ne rentrent pas dans nos buts associatifs.

 Validation du prêt de matériels (passe câble) à l’association Briques Mulsanne (pour rappel plusieurs de leurs adhérents sont également adhérents de FreeLUG)

 Validation de la prise en charge du budget de la galette des rois pour le CoR Occitanie dans leur budget
 Validation de dépenses de briques en provenance du Store de Toulouse sur le budget du CoR Occitanie

 Attente du retour de certains adhérents pour le renouvellement de la cotisation FFMF

 La livraison de la commande de vêtements est prévue pour la mi-mars.

Communication autour de nos participations aux expositions/animations :

Après discussion des uns et des autres lors d’exposition, il est régulièrement remonté comme information que nos expositions/animations ne sont pas diffusées sur les réseaux sociaux et même notre forum.
Pour les réseaux sociaux, il est convenu de faire à minima l’annonce des événements auxquels FreeLUG participe. Il est également proposé d’externaliser au CA cette activité.

L’accent sera mis cette année sur ce sujet quitte à revoir certains points comme le groupe Facebook.

Dans ce point, nous abordons également la demande de Denis H sur le concept « Ma briqu’Expo ». Le Ca ne voit pas l’intérêt de mettre en place cette idée mais trouve un point d’amélioration à faire pour afficher plus FreeLUG lors d’événements. Nous proposons la réalisation d’une plaquette pour présenter notre association.
Nicolas W se propose pour établir une ébauche et la partager.

Nouvelles règles d’accession au Bulk

Manu nous faire savoir qu’il a discuté avec plusieurs présidents d’autres associations fans de LEGO pour connaître leurs exigences pour accéder au Bulk. Il en ressort que FreeLUG est relativement trop souple.

Afin de contrer cette souplesse, nous décidons de fixer les règles suivantes, applicables pour le futur Bulk 2026 et après diffusion des informations lors de l’Assemblée Générale de 2025.
 Chaque adhérent souhaitant participer devra obtenir un minimum de 400 points.
 Chaque membre supplémentaire pour une famille rajoutera 100 points de plus par personne.

Les points pourront être obtenus comme suit et ou choix :

Participation à une exposition/animation	200 points
Création de topics sur le forum de création de MOC	30 points
Atteinte du niveau 2 dans les badges du forum	200 points
Topic de présentation du le forum	10 points
Participation à un concours	20 points

Les membres faisant fonctionner l’association se voit attribuer les 400 points. Parmi ces membres, il y a les membres du CA, le responsable GFC, l’ambassadeur(rice), les organisateurs de BE, les responsables de CoR, notre hébergeur informatique, le réceptionneur du Bulk.

Le niveau 2 des badges du forum est atteints en fonction de la participation des adhérents sur le forum. Cela va de la création de sujet, le commentaires des sujets, le visionnage des différents topics... Attention ce niveau peut être perdu s’il y a une perte d’activité de l’adhérent sur le forum mais il peut être vite récupéré si l’activité reprend son cours.

Le CA se réservé le droit de changer ces règles après une première année de fonctionnement. Le CA a voulu pour une première année rendre l’atteinte de 400 points facilement compréhensible en ne détaillant pas les niveaux de participations aux événements.

La prise en compte des points se fera du mois d’octobre de l’année n-1 au mois d’octobre de l’année n avec un arrêt de sélection des critères au moment des inscriptions au programme Bulk si la date fait défaut.

Dès l’an prochain, il y aura une prise en comte de ces points pour le choix et la proposition de pièces.

Préparation de l’Assemblée Générale 2025

 Goodies 2025 :
Plusieurs propositions sont faites et celle retenue est la création d’un porte clés en briques 2x4 blanches avec notre logo imprimé sur chacune des grandes faces

 Membres à l’honneur 2025 :
Plusieurs propositions sont faites. Le CA a retenu Laurent ELLERBACH et Lionel TOSAN pour leur création de nombreux topics de MOC sur le forum.
Didier et Erik arrêtant leur action au sein du CA seront mis à l’honneur, notamment Erik pour ses 22 années de présence au CA.

 Logo de la carte de membre :
Il est décidé avec concertation du responsable GFC que le logo sera le MOC gagnant du concours de création de caisses à savons - concours lancé pour la prochaine assemblée générale.

 Ventilation de la comptabilité :
Avec l’aide des trésoriers, nous faisons un point sur la comptabilité de l’association pour 2024. Il y a 22749,62 € à répartir pour avoir un équilibre entre l’actif et le passif.

 Vente de cartons de pièces issues d’Histoires en Briques :
Comme lors de la REF, le CA propose aux adhérents présents et représentés d’acquérir un carton de pièces (vrac) et inconnues de 3 kg au prix de 10 €. Cette vente est réservée aux personnes n’ayant pas pu bénéficier de celle organisée pour la REF 2025. Pour les représentés, cela est fait uniquement sur consignes de ces derniers.

 Création d’un nouveau CoR
Faisant suite à la distribution de sets en 2024 pour lancer un CoR en Normandie, les adhérents locaux sont motivés et demandent la création d’un CoR regroupant les départements 14, 27 et 76. Les secrétaires réceptionnent les demandes pour vérifier que cela correspondent aux statuts des CoR.

Le nom sera CoR Moran et le responsable : Serge DALLET

Avenir des Comités régionaux en perdition

Manu nous fait un point de ses échanges aves les différents animateurs des Comités Régionaux. Il apparaît que 2 d’entre eux ne sont plus actifs : le CoR Massif Central et le Team Rhône Alpes FreeLUG.

Nicolas C profite de ce point pour proposer de nouvelles règles sur le budget restant par CoR et répondre peut être aux différentes questions que les responsables se posent.
En relisant les statuts actuels des CoR, il n’est fait aucunement point de la perte du budget au bout de 2 ans sans nouvelle rentrée d’argent. Nicolas a donc repris les anciennes comptabilités et a identifié que l’ensemble des CoR actuels dispose encore de budget pour leurs activités.

Les budgets sont les suivants :
 CoR Massif Central : 680,44 €
 CoR Nord MacLeod : 246,29 €
 CoR Occitanie : 1898,30 €
 CoR Team Rhône Alpes FreeLUG : 1127.88 €

Ce restant de budget permettra peut être de relancer ces CoR en perdition. Toutefois, lors de la ventilation du budget de l’association, nous avons décidé d’octroyer 2000 € pour des activités régionales en appui s’il le faut.

Conformément aux statuts des CoR, il est proposé un maintien ou non des CoR au bout de 3 ans d’existence. C’est le cas pour ces 2 CoR en perdition. Toutefois, nous décidons d’ajouter une année supplémentaire de maintien pour ces 2 CoR pour leur permettre de retrouver une activité.

Nous profitons enfin de ce point pour relire et modifier les statuts des CoR. Les nouveaux statuts sont proposés à la relecture au Comité Organisationnel et Technique pour un retour rapide si possible.

Récompenses des adhérents ayant participés aux constructions de fleurs pour la maison du Danemark

Courant 2024, plusieurs adhérents ont participé aux constructions de fleurs suite à une demande de la part de LEGO FR, ceci dans le but de faire une animation de la part de LEGO à la Maison du Danemark.
Après la construction, LEGO FR n’a pas fourni suffisamment de sets pour récompenser l’ensemble des constructeurs. Comme cela c’est fait dans la précipitation, cela n’avait pas non plus été discuté avec LEGO FR avant le début des constructions.
Afin de palier ce souci, nous décidons de prendre dans le stock FreeLUG 33 sets 60326 pour en donner à chacun des constructeurs. Cela sera réparti entre le CoR Nord MacLeod, le Cor Massif Central, le CoR Occitanie et le futur CoR Normandie.

Mise à jour de l’application de gestion des sets

Afin d’optimiser encore un peu plus notre gestion, nous décidons de l’apparition d’une colonne supplémentaire permettant d’identifier plus facilement l’usage possible des boîtes. Pour rappel, les dotations provenant de LEGO FR doivent servir pour nos événements recevant du public soit pour les tombolas ou concours lors de ces événements, soit pour remercier les exposants et bénévoles. Les dotations LEGO DK doivent servir pour nos usages internes : concours, GFC, remerciements d’adhérents, activités entre adhérents dans les CoR.

La modification du statut (réservée, à distribuer, distribuée) des boîtes se fera uniquement par le responsable boîtes et/ou du local.